חינוך והשכלה
ניתוח שיחות במוקד רישום ללימודים: מי נרשם, מי מתלבט ומי נעלם עד תחילת הסמסטר
Jaro מנתחת 100% משיחות מוקד הרישום בעברית: על איזו תוכנית הפונה שאל, מה תיאר כמטרה ואיזה מסלול הומלץ לו, מה נאמר על שכר לימוד, מלגות ותנאי קבלה, והאם נקבע המשך ממשי. מנהל הרישום רואה את עונת ההרשמה כולה במקום אחד, בזמן שעוד אפשר לפעול: פנייה שלא טופלה בתוך החלון לא נדחית לחודש הבא, היא נדחית לשנה הבאה.
מעדיפים שנחזור אליכם? השאירו פרטים ונתאם הדגמה קצרה על שיחות אמיתיות, ללא התחייבות.
מסירת הפרטים היא מרצון ותשמש ליצירת קשר ולתיאום הדגמה בלבד. המידע נשמר אצל Jaro בהתאם למדיניות הפרטיות.
מה שונה
מה שונה בשיחות של מוקד רישום ללימודים?
מוקד רישום חי בעונות, והשיחה עצמה היא ייעוץ לפני שהיא מכירה.
ההרשמה מרוכזת בחלון חד: כמה שבועות לפני פתיחת הסמסטר, ובמוסדות עם כמה מחזורים בשנה, כמה חלונות כאלה. באותם שבועות נכנס רוב הביקוש של השנה, הצוות מוצף, וזמן התגובה מתארך בדיוק כשהוא הכי קריטי. בשבועות האלה גם התיעוד גובה מחיר: סיכום השיחה ופרטי הפנייה נכתבים אוטומטית מהשיחה, כך שהיועצים לא מקלידים אחרי כל פנייה והזמן חוזר לשיחות עצמן.
גם השיחה מתנהלת אחרת. הפונה לא בוחר מוצר, הוא בוחר שנה עד ארבע שנים מהחיים שלו ולעיתים שינוי מקצועי שלם, ולכן הוא מתאר מצב: מה כבר למד, לאן הוא רוצה להגיע וכמה ערבים בשבוע יש לו. מה שקובע יותר מכל אם יירשם, ואחר כך אם יישאר, הוא האם התוכנית שהומלצה לו עונה על מה שתיאר. מי שנרשם למסלול לא מתאים הופך לנשירה של המוסד בסמסטר הראשון.
גם מי שעל הקו משתנה: מועמד צעיר אחרי צבא, אמא שמבררת בשביל הבת שלה ושואלת בעיקר על תנאי קבלה ומלגות, או עובד בן ארבעים ששוקל הסבה ומחשב עלות מול שכר עתידי. לעיתים מי שיירשם בסוף לא נמצא בכלל על הקו. מוקדי מכינות ולימודי חוץ מרגישים את זה חזק במיוחד: קהל מבוגר, החלטה מהירה יותר ורגישות למועדים ולמתכונת.
שכר לימוד, מימון ומלגות הם ההתנגדות הקבועה, וכמעט תמיד הם עולים כשאלה ולא כסירוב, לצד בלבול קבוע בתנאי הקבלה: בגרות, פסיכומטרי והכרה בלימודים ממוסד אחר. וכמעט אף אחד לא נרשם בשיחה הראשונה: אותו אדם יתקשר פעמיים ושלוש לאורך חודש ויעלה בכל פעם עוד חסם. מי שרואה כל שיחה כפנייה חדשה מפספס את מי שקרוב לקו הסיום.
הבעיה
איפה נשארות פניות רישום פתוחות?
כל מה שקובע אם מועמד יירשם נאמר בשיחה ונעלם ברגע שהיא נגמרה.
מנהל רישום שומע מספר זעום של שיחות, בדרך כלל שבועות אחרי שקרו. כל השאר נשאר כשורת הערה: ״התעניין בתואר״, ״נשלח חומר״, ״יחזור אלינו״.
- פנייה שנכנסה בשיא חלון ההרשמה ולא קיבלה חזרה בזמן, והמועמד סגר במוסד אחר
- פונה שתיאר מטרה אחת וקיבל המלצה על תוכנית אחרת: נרשם, ופרש בסמסטר הראשון
- שאלת שכר לימוד או מלגה שנענתה ב״נשלח לך פירוט במייל״ ונעצרה שם
- נרשם ולא הגיע: בין אישור ההרשמה לפתיחת הסמסטר אף אחד לא דיבר איתו
הבטחה לבדוק מול ראש התוכנית שלא חזרה היא מועמד שנרשם למוסד אחר, ושאלת מימון שהופנתה למייל היא החלטה שנדחתה עד שהחלון נסגר. בשבועות האלה אף אחד לא מספיק להאזין, ולכן אף אחד לא רואה מה קרה בשיחות עד שהסמסטר כבר נפתח.
סוגי שיחות
אילו שיחות במוקד רישום ללימודים אפשר לנתח?
מאגר אחד של כל שיחות המוקד, וניתוח לפי סוג השיחה: פנייה של מתעניין, תיאום יום פתוח, שיחה עם נרשם לפני פתיחת הסמסטר או בקרה על מה שנמסר.
שיחות רישום וגיוס סטודנטים
למה מתעניין בתוכנית לא השלים הרשמה, ומה נאמר בפועל על שכר לימוד ומימון
לעמוד הפתרון ←ימים פתוחים ופגישות ייעוץ
מי קבע מועד ממשי ומי נשאר עם ״אחשוב על זה״ בתוך חלון ההרשמה
לעמוד הפתרון ←מנרשם לסטודנט שמתחיל ללמוד
לזהות נרשם שמתחיל לסגת או לדחות, לפני שהוא לא מגיע לפתיחת הסמסטר
לעמוד הפתרון ←בקרת איכות במוקד הרישום
תנאי קבלה, מועדים ושכר לימוד: מה נמסר בכל שיחה ומה נשמט ממנה
לעמוד הפתרון ←הניתוח
מה Jaro מזהה בכל שיחת רישום?
מה שנמדד הוא מה שמכריע בחלון ההרשמה: על מה שאלו, מה תיארו כמטרה, מה נענה על שכר לימוד ומי קיבל מועד המשך. כל יועץ רישום מקבל ציון לכל שלב בשיחה, ביחס לצוות שלו: בירור המטרה, מענה על שכר לימוד וקביעת המשך, כך שרואים מי צריך עזרה עוד לפני שיא העונה. וכשנקלט צוות לעונה, כל יועץ חדש מקבל משוב כבר מהשיחות הראשונות שלו, במקום להמתין להאזנה של ראש צוות בשיא העומס.
| מה Jaro מזהה | מה זה נותן לכם |
|---|---|
| על איזו תוכנית שאלו בפועל | התואר, החוג, המכינה או הקורס שהפונה שאל עליהם בשמם: מפת ביקוש אמיתית, לא מה שהקמפיין דחף |
| המטרה שהפונה תיאר מול התוכנית שהוצעה | האם בירר לאן הפונה רוצה להגיע לפני שהמליץ: הפער שמייצר ויתור על הרשמה ונשירה בסמסטר הראשון |
| שכר לימוד, מלגות ומימון | האם ניתנה תשובה מלאה עם מספרים ומועדי תשלום, או שהפונה הופנה לאתר ונעצר שם |
| בלבול בתנאי קבלה ובהכרה בלימודים קודמים | בגרות, פסיכומטרי, ניסיון קודם ופטורים ממוסד אחר: איפה הפונה יצא בלי לדעת מה נדרש ממנו |
| מי באמת על הקו: מועמד, הורה או מעסיק | הורה שמברר בשביל בן או בת, עובד ששוקל הסבה או מעסיק שבודק קורס לצוות: ומתי דיברתם עם המועמד |
| האם נקבע המשך ממשי | יום פתוח, פגישת ייעוץ או שיחה חוזרת עם תאריך, לעומת ״נשלח לך חומר״ והבטחות לחזור שלא מומשו |
| פנייה חוזרת של אותו מועמד | אותו אדם שהתקשר שוב באותה עונה ומה עוד חסם אותו: מתלבט ליד קו הסיום, לא ליד חדש |
| סימני נסיגה אחרי ההרשמה | נרשם ששואל על דחייה לסמסטר הבא, על הקפאה או על החזר: הסימן המוקדם לפער בין נרשם למי שמגיע |
בפועל
איך זה עובד בפועל
שיחה אחת בשבוע העמוס של השנה.
ההתראה עולה עוד באותו יום. פונה תיארה שמונה שנים בהנהלת חשבונות ורצון לעבור לדאטה, ושאלה מה נכון לה בין תואר למכינה. הנציגה הציעה לשלוח שני עמודים במייל, בלי מועד המשך. Jaro מזהה מטרה שהוצהרה בלי בירור התאמה, ופנייה בחלון ההרשמה בלי המשך.
ראש הצוות שומעת את המשפט המכריע. היא נכנסת ישירות לרגע שבו הפונה מסבירה כמה זמן יש לה בשבוע ללימודים, ורואה שהמכינה היא ההתאמה ולא התואר.
הפנייה חוזרת למסלול. שיחת ייעוץ נקבעת לאותו שבוע, שאלת המימון נענית עם מספרים, והמשימה נכתבת למערכת עם תאריך. פנייה שהייתה נסגרת כ״התעניינות״ הופכת להרשמה בזמן.
כל זה נשען על שכבה אחת: Jaro מתמללת ומנתחת כל שיחה בעברית, וגם בשפות אחרות: תוכניות בינלאומיות או פונים דוברי ערבית. כך עובד התמלול שמזין את הניתוח ←
גבולות ומידע
מה עם המידע של המועמדים?
Jaro מנתחת את השיחה, לא את המועמד: היא לא מדרגת מועמדים, לא מנבאת הצלחה בלימודים ולא נותנת המלצה על קבלה. ההחלטות נשארות אצל הגורמים האקדמיים והמנהליים שלכם.
הבקרה נעשית מול הנהלים שאתם מגדירים: מה חייב להיאמר על תנאי קבלה, אילו מועדים נמסרים במדויק ומה מותר להבטיח על מלגות. חריגה מסומנת ביום שהיא קרתה, עם קפיצה לרגע המדויק.
בשיחות רישום נאמרים ציונים, מצב תעסוקתי ולפעמים נסיבות אישיות. פרטים מזהים מוסרים מההקלטה ומהתמלול, ראש צוות רואה רק את הצוות שלו, והמידע לא משמש לאימון מודלים.
מוסדות וארגונים בישראל כבר מנתחים איתנו
אוניברסיטת בר-אילן כבר מנתחת עם Jaro את שיחות המוקד שלה, לצד ארגונים כמו שלמה, וובי ומידרג. אותה מערכת, עם אפיון שמותאם למוקד רישום: התוכניות שלכם, תנאי הקבלה ומועדי ההרשמה.
שאלות נפוצות
ההרשמה שלנו מרוכזת בכמה שבועות בשנה. אפשר להפעיל את זה רק לעונת הרישום?
טכנית אפשר, אבל עדיף שהמערכת תרוץ על השיחות השוטפות עוד לפני שהחלון נפתח, כדי שכשהעומס מגיע הכול כבר עובד וההשוואה לעונה הקודמת כבר קיימת. בעונה עצמה כל שיחה מנותחת ביום שהיא נכנסה.
איך אפשר לדעת אם התוכנית שהוצעה תואמת למה שהפונה בכלל ביקש?
Jaro מוציאה מכל שיחה שני דברים: מה הפונה תיאר כמטרה, ואיזו תוכנית הוצעה לו בפועל. כשהשניים לא נפגשים, למשל פונה שמדבר על הסבה מקצועית תוך שנה ומקבל הצעה לתואר מלא בלי שנבחנה חלופה קצרה, השיחה מסומנת לראש הצוות עם קפיצה לרגע המדויק. זה סימון של פער בין מה שנאמר למה שהוצע, ולא שיפוט של המועמד.
הרבה מהפונים אלינו הם הורים ששואלים בשביל הילד או מעסיקים. הניתוח מבדיל?
כן. הניתוח מזהה מי על הקו: המועמד עצמו, הורה שמברר בשביל בן או בת, או מעסיק שבודק קורס לעובדים. זה משנה הכל בשיחת רישום, כי הורה שואל בעיקר על תנאי קבלה ומלגות, מעסיק על מועדים ומתכונת, והמועמד עצמו לא תמיד נמצא בשיחה. שיחה שנגמרת בלי מגע ישיר עם מי שאמור להירשם מסומנת.
האם המערכת מדרגת מועמדים או משפיעה על החלטות קבלה?
לא, וזה גבול שאנחנו שומרים עליו. Jaro מנתחת את השיחה, לא את המועמד: מה נשאל, מה נמסר ומה נשאר פתוח. היא לא מדרגת מועמדים, לא מנבאת הצלחה בלימודים ולא נותנת המלצה על קבלה, וההחלטות נשארות אצל הגורמים האקדמיים והמנהליים אצלכם.
אנחנו מוסד אקדמי. מה קורה עם ההקלטות ועם המידע של המועמדים?
הפירוט נמצא בסעיף ״גבולות ומידע״ בעמוד הזה: מה מוסר מההקלטה ומהתמלול, מי רואה מה, ולמה המידע לא מגיע לאימון מודלים. בנוסף התמלול עובד בכל שפה, מה שרלוונטי לתוכניות בינלאומיות ולפונים דוברי ערבית, בעוד הניתוח והממשק נשארים בעברית.
מתחילים
רוצים לראות ניתוח של שיחות הרישום שלכם?
קבעו הדגמה קצרה - נריץ ניתוח על שיחות רישום אמיתיות מסביבת ההדגמה שלנו, ותראו על המסך על אילו תוכניות שאלו, מה נאמר על שכר לימוד ומי לא קיבל חזרה. בלי התחייבות.
מעדיפים טלפון? התקשרו אלינו: 054-2265214